Jak można obniżyć koszty utrzymania biura

Zarządzanie przestrzenią wejściową

Do najważniejszych przestrzeni w każdym biurze należy strefa wejścia, która bardzo często decyduje o pierwszym wrażeniu wywieranym na klientach, gościach czy współpracownikach firmy. Umiejętne zagospodarowanie tego obszaru ma znaczenie zarówno pod kątem estetycznym, jak i w kontekście obniżenia kosztów utrzymania. W strefie wejściowej warto przede wszystkim zadbać o efektywne zarządzanie przepływem osób, które odwiedzają biuro. W zależności od potrzeb i możliwości, zaleca się chociażby wykorzystanie systemów kontroli dostępu. Takie rozwiązanie ogranicza osobom postronnym dostęp do biura, co może podnieść bezpieczeństwo i dodatkowo ograniczyć ilość wnoszonego brudu. W większych obiektach opłaca się też wyznaczyć strefy dostępne wyłącznie dla pracowników, które pozwolą na zmniejszenie niepotrzebnego ruchu.

Zastosowanie odpowiednich mat i wycieraczek

Strefa wejścia do biura nie może obyć się bez odpowiednich mat i wycieraczek, które znacząco redukują częstotliwość kosztownego sprzątania. Ich zastosowanie pozwala na zatrzymanie brudu i wilgoci, a tym samym ogranicza zanieczyszczenia wnoszone na podeszwach obuwia. Podłogi biura mogą być dzięki temu przez dłuższy czas utrzymane w czystości, co zmniejsza potrzebę ich częstego mycia. Rozbudowaną ofertę w tym zakresie posiada polski producent wycieraczek obiektowych, czyli Polentex. Firma dostarcza zróżnicowane modele gumowe, tekstylne, aluminiowe czy stalowe. Warto przy tym pamiętać, że wycieraczki obiektowe powinny być zastosowane wewnątrz i na zewnątrz obiektu. Obecnie produkty tego typu produkowane są odpowiednio przystosowanych materiałów, które idealnie spełniają swoje funkcje. Producent wycieraczek systemowych jest też w stanie przygotować zróżnicowane maty na wymiar, co ułatwia ich dopasowanie do specyfiki biura.

Optymalizacja zużycia energii

Do czynników wpływających na ograniczenie kosztów utrzymania biura należy też optymalizacja zużycia energii. Obiekt warto wyposażyć w energooszczędne oświetlenie LED, a także nowoczesne systemy zarządzania. Takie rozwiązanie pozwala na automatyczne wyłączanie światła w oparciu o ustawienia programatora czy pracę czujników. Odpowiednie oświetlenie powinno znaleźć się zarówno w strefie wejściowej, jak i użytkowej części biura. Dodatkowym usprawnieniem może być zastosowanie energooszczędnych elementów wyposażenia, włącznie z klimatyzatorami, urządzeniami grzewczymi czy drukarkami. Sprzęt o wysokie klasie energetycznej zużywa mniej prądu, do obniża koszty eksploatacyjne w perspektywie długoterminowej.

Umiejętne gospodarowanie zasobami

W biurze warto oszczędnie gospodarować wszystkimi zasobami, które są na bieżąco wykorzystywane do pracy. Dobrym rozwiązaniem może być odpowiednia kontrola zużycia papieru, tonerów czy artykułów piśmienniczych, co ma znaczenie również ze względów środowiskowych. Obecnie coraz więcej biur wprowadza politykę proekologiczną, która bazuje na wykorzystaniu produktów pochodzących z recyklingu. Takie podejście nie tylko przyczynia się do znacznych oszczędności, ale też korzystnie wpływa na wizerunek firmy. Warto przy okazji pamiętać o regularnej konserwacji urządzeń dostępnych na wyposażeniu, aby wydłużyć ich żywotność i zminimalizować wydatki na naprawę czy wymianę. Nie bez znaczenia pozostają kwestie związane z zarządzaniem samą przestrzenią biurową, która może wymagać reorganizacji. W wielu obiektach doskonale sprawdzają się chociażby systemy mebli modułowych, które podnoszą elastyczność aranżacji biura i ułatwiają jej modyfikację zależnie od bieżących potrzeb.